Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest „RUDNICKI” Krzysztof Rudnicki, prowadzący działalność gospodarczą pod adresem: ul. Pogodna 1, 56-420 Bierutów, NIP 9111004626.

RULES AI jest marką handlową tej działalności.

W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się pod adresem: kontakt@rulesai.pl.

2. Jakie dane przetwarzamy

W związku z kontaktem z RULES AI możemy przetwarzać dane przekazane przez użytkownika, w szczególności:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu (pole opcjonalne),
• nazwę firmy,
• opis procesu lub problemu przekazanego do konsultacji,
• informację o wielkości zespołu lub skali procesu,
• inne dane dobrowolnie podane w treści korespondencji.

Prosimy, aby na etapie pierwszego kontaktu nie przesyłać danych szczególnych kategorii, danych pracowników, klientów ani innych osób, jeżeli nie jest to konieczne do wstępnej rozmowy.

3. Formularz kontaktowy na stronie

Formularz dostępny w serwisie RULES AI nie przesyła danych bezpośrednio do serwera strony. Po uzupełnieniu pól i wybraniu przycisku przygotowuje wiadomość w domyślnym programie pocztowym użytkownika. Dane trafiają do RULES AI dopiero wtedy, gdy użytkownik sam wyśle przygotowaną wiadomość e-mail.

W formularzu wymagane są imię i nazwisko oraz adres e-mail. Pozostałe pola są opcjonalne.

4. Cele i podstawy przetwarzania

Kontakt i odpowiedź na zapytanie

Dane przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi, przeprowadzenia wstępnej rozmowy i ustalenia zakresu możliwej współpracy.

Jeżeli kontakt dotyczy działań zmierzających do zawarcia umowy z osobą, której dane dotyczą, podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Jeżeli osoba kontaktuje się w imieniu przedsiębiorstwa lub innej organizacji, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora polegający na prowadzeniu komunikacji biznesowej i obsłudze zapytań.

Realizacja umowy i obowiązki prawne

Jeżeli dojdzie do współpracy, dane mogą być przetwarzane w zakresie niezbędnym do wykonania umowy oraz realizacji obowiązków księgowych, podatkowych i dokumentacyjnych — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO.

Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń

Dane mogą być przechowywane także w zakresie niezbędnym do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń związanych z kontaktem lub współpracą. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

5. Jak długo przechowujemy dane

Dane z zapytań przechowujemy przez czas potrzebny do obsługi kontaktu i podjęcia decyzji o dalszej współpracy. Jeżeli współpraca nie zostanie rozpoczęta, korespondencja może być zachowana przez okres uzasadniony potrzebą wykazania przebiegu kontaktu i ochrony przed roszczeniami.

Jeżeli zostanie zawarta umowa, dane przechowujemy przez okres jej wykonywania, a następnie przez okres wynikający z obowiązków prawnych oraz terminów przedawnienia roszczeń.

Nie przechowujemy danych dłużej, niż jest to potrzebne do wskazanych celów.

6. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane podmiotom wspierającym administratora w prowadzeniu działalności, wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia ich usług, w szczególności:

• dostawcy poczty elektronicznej,
• dhosting.pl Sp. z o.o., ul. Pamiętna 14B/2, 02-972 Warszawa, NIP 7010198361 — dostawcy hostingu i infrastruktury serwerowej serwisu RULES AI,
• podmioty świadczące obsługę informatyczną, księgową lub prawną, jeżeli jest to potrzebne w konkretnej sprawie.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie administratora działają w zakresie niezbędnym do świadczenia swoich usług i na podstawie odpowiednich podstaw prawnych lub umów dotyczących przetwarzania danych.

7. Google Fonts i połączenia zewnętrzne

Obecna wersja serwisu pobiera kroje pisma Google Fonts z serwerów zewnętrznego dostawcy. Oznacza to, że podczas wyświetlania strony przeglądarka może nawiązać połączenie z serwerami Google i przekazać dane techniczne niezbędne do realizacji połączenia, w tym adres IP urządzenia.

RULES AI rekomenduje docelowo przechowywanie krojów pisma lokalnie na własnym serwerze. Po takiej zmianie niniejszy punkt powinien zostać odpowiednio zaktualizowany.

8. Pliki cookies i dane techniczne

W kodzie obecnej wersji strony nie ma narzędzi analitycznych ani reklamowych ani mechanizmu marketingowego profilowania użytkowników. Serwis nie ustawia własnych cookies analitycznych lub reklamowych.

Serwis RULES AI jest utrzymywany na infrastrukturze dhosting.pl Sp. z o.o.. W związku z techniczną obsługą serwisu mogą powstawać standardowe logi serwera WWW, obejmujące m.in. adres IP, datę i czas połączenia, informacje o przeglądarce lub urządzeniu oraz żądanym zasobie. Logi te służą zapewnieniu działania, bezpieczeństwa i diagnostyce serwisu.

9. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale podanie danych kontaktowych jest niezbędne, aby RULES AI mogło odpowiedzieć na zapytanie. Pola oznaczone jako opcjonalne nie są wymagane do nawiązania kontaktu.

10. Prawa osoby, której dane dotyczą

W zakresie przewidzianym przez RODO osoba, której dane dotyczą, ma prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych — gdy podstawą przetwarzania jest umowa i przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora.

Żądanie można przesłać na adres: kontakt@rulesai.pl.

11. Skarga do organu nadzorczego

Jeżeli osoba uzna, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z przepisami, ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane przekazane w celu kontaktu z RULES AI nie są wykorzystywane do podejmowania wobec użytkownika decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany ani do profilowania wywołującego skutki prawne lub podobnie istotnie wpływającego na użytkownika.

13. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki organizacyjne i techniczne adekwatne do charakteru przetwarzanych danych i ryzyka, w szczególności ograniczenie dostępu do danych do osób, które potrzebują go do wykonywania swoich obowiązków, oraz zabezpieczenia kont i systemów wykorzystywanych do obsługi korespondencji.

14. Zmiany polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana w przypadku zmiany sposobu działania strony, formularza, dostawców usług lub przepisów prawa. Aktualna wersja powinna być zawsze dostępna w serwisie RULES AI wraz z datą ostatniej aktualizacji.

Dokument przygotowano dla aktualnej struktury strony RULES AI v4. W przypadku zmiany formularza, dostawcy poczty, hostingu, narzędzi analitycznych lub reklamowych polityka powinna zostać odpowiednio zaktualizowana.